Sécuriser un poste de secrétariat partagé en association ou mairie : mode d’emploi pour candidats expérimentés

Alors que le modèle classique du poste à temps plein s’érode dans le milieu associatif et les collectivités locales, le secrétariat partagé séduit de plus en plus : selon l’étude France Bénévolat 2023, près de 35% des associations cherchent désormais à mutualiser des postes administratifs (France Bénévolat). Côté collectivités, la loi de Transformation de la Fonction Publique (2019) encourage la mutualisation de personnels dans les petites communes.

Pour les 50 ans et plus, c’est une opportunité à saisir : nombreuses sont les associations et mairies à privilégier l’expérience et la fiabilité à la rapidité d’exécution. Les tâches effectuées touchent à la gestion administrative, à l’accueil du public, à la tenue d’agendas, à la communication et… à beaucoup d’imprévus ! Un secret de réussite ? Montrer une réelle capacité d’adaptation et de polyvalence.

• Associations de proximité : En France, on compte plus de 1,5 million d’associations actives (INSEE, 2023), dont une majorité recherche du soutien administratif. Les plateformes comme France Bénévolat, associations.gouv.fr ou HelloAsso sont de bons points de départ.
• Mairies et collectivités locales : Avec 34 945 communes en France (DGCL, chiffres 2023), des milliers mettent en place du secrétariat partagé, souvent dans les EPCI (établissements publics de coopération intercommunale). Consultez les offres sur Emploi-Territorial, les centres de gestion ou directement sur les sites des communes.
• Groupements d’employeurs : Ces structures, comme la FNGE, permettent de mutualiser des ressources entre plusieurs structures et publient régulièrement des offres de postes en multi-salariation.
• Pôle emploi et plateformes spécialisées seniors : Les offres spécialement destinées aux 50 ans et plus gagnent en visibilité, notamment via MonJobSenior ou Senioragir.

L’astuce : ne pas hésiter à contacter directement une association locale ou la mairie de sa commune. Beaucoup de postes ne sont jamais publiés en ligne !

• Polyvalence et organisation : Les secrétaires partagés jonglent souvent entre plusieurs équipes et missions. Être capable de gérer les priorités et de passer d’un dossier à l’autre rapidement est fondamental.
• Maîtrise des outils numériques : Word, Excel, mails, mais aussi plateformes de gestion associative comme AssoConnect ou des outils de visioconférence (Zoom, Teams). Une étude EdVie 2023 indique que 82% des associations sont passées au tout numérique dans leur gestion courante.
• Sens du service et relationnel : Accueil physique ou téléphonique, gestion de la relation avec le public et les membres sont au cœur du poste. L’expérience prime, surtout pour gérer des situations délicates.
• Confidentialité et fiabilité : On attend d’un secrétaire partagé beaucoup de discrétion et d’autonomie, qualités souvent renforcées avec l’âge et la pratique professionnelle.

Valoriser son CV en montrant son adaptabilité

• Insister sur son parcours polyvalent : Listez uniquement les missions pertinentes. Osez mentionner vos expériences bénévoles ou extra-professionnelles récentes.
• Mettre en avant ses compétences numériques : Indiquez les logiciels maitrisés, certifications (exemple : PIX, certification bureautique), ou formations suivies en ligne.
• Rédiger un petit paragraphe explicatif : Présentez en 3-5 lignes votre motivation, votre rythme de travail souhaité (temps partiel, mission partagée…) et votre intérêt pour le tissu associatif/local.
• Préparer des références fiables : Si possible, indiquez des contacts professionnels ou associatifs qui peuvent garantir votre rigueur et votre sens du relationnel.

La lettre de motivation : convaincre avec authenticité

• Exposez clairement pourquoi le poste de secrétariat partagé vous attire : utilité, envie de rester actif, partage des valeurs, etc.
• Mettez en avant votre expérience de l’intergénérationnel, très recherchée pour ces environnements collaboratifs.
• Ne minimisez pas le plaisir de relever de nouveaux défis : il rassure sur votre implication, quel que soit l’âge.

Selon le Baromètre de la Fondation Travailler Autrement (2023), 62% des recruteurs associatifs valorisent l’engagement et la motivation du candidat plus que les diplômes.

1. Préparation : Renseignez-vous sur la structure (site web, réseaux sociaux, événements locaux). Préparez une courte présentation orientée sur les bénéfices immédiats de votre présence : gestion des urgences, simplification des process, accueil de qualité.
2. Mise en situation : Les tests pratiques ne sont pas rares (rédaction d’un mail, saisie de documents, gestion d’un planning). Demandez à vous entraîner avec des outils gratuits (Google Drive, Outlook…).
3. Savoir parler de ses attentes : Indiquez clairement le rythme souhaité (jours/semaine), la flexibilité possible, en restant ouvert à la discussion. Le poste partagé implique souplesse et esprit de compromis.
4. Aborder l’âge avec confiance : Transformez votre vécu en atout (“je gère bien les périodes de rush”, “les nouveaux outils ne me dérangent pas, au contraire j’aime apprendre”). Selon l’OCDE, 70% des seniors en emploi perçoivent leur expérience comme un argument positif auprès de l’employeur (OCDE 2022).

Un conseil de terrain : amenez une copie imprimée de vos documents, affichez un sourire franc… et visez le professionnalisme détendu !

• Emploi salarié classique : Contrat à durée déterminée (CDD), voire CDI à temps partiel (les deux étant très fréquents dans le secteur associatif).
• Groupement d’employeurs ou multi-salariat : Convention collective adaptée, généralement avec plusieurs employeurs pour un même salarié.
• Autoentrepreneur : Rare, mais certaines associations préfèrent confier des vacations administratives à des indépendants (caution à prendre pour les obligations sociales et fiscales).
• Cumul emploi-retraite : Le cumul est libre depuis 2023 pour les nouveaux retraités auprès du régime général, mais le montant total de pension + salaire reste plafonné pour certains régimes (voir L’Assurance retraite).

Vérifiez toujours le régime applicable et les formalités administratives, car elles varient selon les structures et votre propre situation de cumul.

• Temps partiel et annualisation : L’immense majorité des postes de secrétariat partagé sont à temps partiel, parfois répartis sur des journées ou demi-journées fixes.
• Intervenez auprès de plusieurs employeurs différents : Un planning bien établi est crucial pour éviter le surmenage et garantir une présence régulière là où elle est la plus utile.
• Formation et appui numérique : La plupart des associations proposent aujourd’hui une formation interne ou une période de doublure. Il existe aussi des MOOC gratuits (par exemple sur FUN-MOOC) pour se remettre à niveau en bureautique.

Les expériences succès les plus inspirantes sont souvent celles des candidats qui prennent le temps de construire une relation de confiance avec chacune des structures employeuses.

• Sites d’offres : EmploiPublic.fr, Jobasso.fr, France Bénévolat
• Plateformes seniors : Senioragir, MonJobSenior
• Guides administratifs : Service-public.fr (réglementation emploi-retraite, modèle de CV et lettres, fiches statutaires)
• Formation numérique : PIX (autoévaluation et certification numérique), FUN-MOOC (bureautique, numérique), Solidatech (outils numériques pour associations)

Avec plus de 1,5 million d’associations actives et près de 35 000 mairies, la France offre une multitude d’emplois de secrétariat partagé, ouverts à la diversité d’expérience. Pour beaucoup de structures, recruter une personne au parcours riche est gage de stabilité et de confiance. L’âge n’est plus un frein : ce sont vos compétences humaines, votre organisation et votre appétence pour le collectif qui feront la différence. Prenez le temps de vous renseigner, de cibler les bonnes structures, et osez postuler… le dynamisme et la disponibilité des “actifs à pleine maturité” sont recherchés et appréciés !